آنچه خواهیم خواند
تکنیک های مدیریت زمان – 10 استراتژی مدیریت بهتر زمان
صرفه جویی در زمان
اصطلاح مدیریت زمان یک نام اشتباه است. شما نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید. شما رویدادهای زندگی خود را در ارتباط با زمان مدیریت می‌کنید. ممکن است اغلب آرزوی زمان بیشتری داشته باشید، اما فقط 24 ساعت، 1440 دقیقه یا 86400 ثانیه در روز در اختیار دارید. نحوه استفاده از این زمان بستگی به مهارت‌هایی دارد که از طریق خود تحلیلی، برنامه ریزی، ارزیابی و خودکنترلی آموخته‌اید. مانند پول، زمان هم ارزشمند و هم محدود است. باید از آن محافظت کرد، عاقلانه استفاده کرد و بودجه داشت.
آن چه از پیش روی شما می گذرد در مورد " 7 مزیت سیستم تلفن تجاری کسب و کار ها " است، ما در فروشگاه اینترنتی ناوان امیدواریم راهنمای خوبی برای تمام مشتریان باشیم که، قصد دارند از فروشگاه ناوان خرید کنند.
مدیریت زمان
افرادی که از تکنیک های مدیریت زمان خوب استفاده می کنند اغلب متوجه می شوند که:
• بهره وری بیشتری دارند.
• کمتر احساس استرس می کنند.
• کارهای بیشتری انجام می دهند.
• با دیگران ارتباط مثبت بیشتری برقرار می کنند.
• انرژی بیشتری برای کارهایی که باید انجام دهند، دارند.
• نسبت به خود احساس بهتری خواهند داشت.
یافتن یک استراتژی مدیریت زمان که برای شما بهترین کار را داشته باشد به شخصیت، توانایی خودانگیختگی و سطح خود انضباطی شما بستگی دارد. با ترکیب برخی یا تمام ده استراتژی زیر، می توانید زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنید.
1. بدانید زمان خود را چگونه می گذرانید
ثبت زمان یک راه مفید برای تعیین نحوه استفاده از زمان است. کارهایی را که انجام می دهید در فواصل 15 دقیقه ای به مدت یک یا دو هفته ضبط کنید. ارزیابی نتایج:
آیا تمام کارهایی که باید انجام می دادید انجام شد؟
کدام کارها به زمان بیشتری نیاز دارند؟
چه زمانی از روز بیشترین بازدهی را دارید؟
بیشتر وقت خود را به کجا اختصاص می دهید (یعنی شغل، خانواده، شخصی، تفریح)؟
شناسایی وقت گیرترین وظایف خود و تعیین اینکه آیا وقت خود را در مهم ترین فعالیت ها صرف می کنید یا خیر، می تواند به شما در تعیین مسیر کمک کند. داشتن درک خوب از زمان مورد نیاز برای کارهای معمول می تواند به شما کمک کند تا در برنامه ریزی و تخمین میزان زمان در دسترس برای سایر فعالیت‌ها واقع بین باشید. همانطور که در استراتژی 3 ذکر می شود، بسیاری از برنامه‌ها برای کمک به پیگیری زمان خود وجود دارند.
2. اولویت ها را تعیین کنید
مدیریت موثر زمان نیاز به تمایز بین آنچه مهم و فوریست دارد (مکنزی، 1990). کارشناسان معتقدند که مهم ترین وظایف معمولاً فوری ترین وظایف نیستند. با این حال، ما تمایل داریم که اجازه دهیم کارهای فوری بر زندگی ما مسلط شوند. کاوی، مریل و مریل (1994) فعالیت ها را در ماتریس مدیریت زمان خود به چهار ربع دسته بندی می کنند: فوری، نه فوری، مهم و غیر مهم. در حالی که فعالیت هایی که هم فوری و هم مهم هستند باید انجام شوند، کاوی و همکاران. پیشنهاد می کند زمان کمتری را صرف فعالیت هایی کنید که مهم نیستند (صرف نظر از فوریت آنها) برای به دست آوردن زمان برای فعالیت هایی که فوری نیستند اما مهم هستند. تمرکز روی این فعالیت های مهم به شما امکان می دهد کنترل بیشتری بر زمان خود به دست آورید و ممکن است تعداد کارهای مهمی را که فوری می شوند کاهش دهید.
ایجاد یک لیست "کارها" راهی آسان برای اولویت بندی است. اینکه آیا به یک لیست روزانه، هفتگی یا ماهانه نیاز دارید بستگی به سبک زندگی شما دارد. مراقب باشید که فهرست سازی از کنترل خارج نشود. وظایف قابل مدیریت را به جای اهداف فهرست کنید. برنامه های چند مرحله ای را به ترتیب اولویت بندی کنید (هم مهم و هم فوری). اولویت بندی یا استفاده از یک سیستم کدگذاری رنگی، هدف این نیست که بیشتر موارد را علامت گذاری کنید، بلکه اولویت بندی کنید (مکنزی، 1990). می‌توانید به فعالیت‌هایی که ممکن است جالب باشند یا حس موفقیت را ایجاد کنند، اما با اولویت‌های اصلی شما مطابقت ندارند، «نه» بگویید.
3. از ابزار برنامه ریزی استفاده کنید
کارشناسان مدیریت زمان استفاده از ابزار برنامه ریزی شخصی را برای بهبود بهره وری خود توصیه می کنند. ابزارهای برنامه ریزی شخصی شامل برنامه ریزها، تقویم ها، برنامه های تلفن، نمودارهای دیواری، کارت های فهرست، خاطرات جیبی و دفترچه یادداشت می باشد. نوشتن وظایف، برنامه‌ها و مواردی که باید به خاطر بسپارید، می‌تواند ذهن شما را آزاد کند تا روی اولویت‌هایتان تمرکز کند. فراگیران شنیداری ممکن است ترجیح دهند به جای آن افکار خود را دیکته کنند. نکته کلیدی این است که یک ابزار برنامه ریزی را پیدا کنید که برای شما مناسب باشد و از آن ابزار به طور مداوم استفاده کنید.
هنگام استفاده از ابزار برنامه ریزی:
• همیشه اطلاعات خود را روی خود ابزار ثبت کنید، نوشتن یادداشت‌ها به جای دیگری که باید بعداً منتقل شوند، کارایی ندارد و زمان بیشتری را تلف می‌کند.
• ابزار برنامه ریزی خود را هر روز مرور کنید.
• فهرستی از اولویت های خود را در ابزار برنامه ریزی خود نگه دارید و اغلب به آن مراجعه کنید.
• ابزارهای برنامه ریزی را هماهنگ نگه دارید، اگر بیش از یک مورد را نگه می دارید، مطمئن شوید که تلفن، رایانه و ابزارهای برنامه ریزی کاغذی شما مطابقت دارند.
• یک سیستم پشتیبان نگه دارید.
برنامه های موجود در گوشی شما می توانند ابزارهای برنامه ریزی عالی باشند. برنامه ها معمولا در یکی از دسته های زیر قرار می گیرند:
• ردیاب‌های زمان - از نحوه گذراندن وقت خود آگاهی کسب کنید.
• صرفه جویی در زمان - افزایش بهره وری و شکستن عادت های اتلاف وقت.
• مدیران وظیفه - اولویت بندی و سازماندهی وظایف برای بهبود مدیریت زمان.
• توسعه دهندگان عادت - ایجاد عادت های سالم برای تشویق مدیریت زمان.
4. سازماندهی کنید
بی سازمانی منجر به مدیریت ضعیف زمان می شود. تحقیقات نشان داده است که بهم ریختگی تأثیر منفی قوی بر رفاه درک شده دارد (Roster, 2016). برای بهبود مدیریت زمان خود، سازماندهی کنید.
سه جعبه (یا گوشه‌های یک اتاق) با برچسب‌های "Keep"،"Give Away" و "Toss" تنظیم کنید. موارد را در این جعبه ها مرتب کنید. موارد موجود در جعبه «پرتاب» خود را دور بیندازید. جعبه «بخشش» شما ممکن است شامل مواردی باشد که می‌خواهید بفروشید، اهدا کنید یا دور بریزید.
گام بعدی بهبود زمانی است که برای پردازش اطلاعات صرف می کنید. به عنوان مثال، کارهایی مانند ایمیل می‌توانند روز شما را خراب کنند. برای مبارزه با اتلاف وقت، یک سیستم سازماندهی ایمیل را پیاده سازی کنید که به شما امکان می دهد اطلاعات موجود در هر ایمیل را تا حد امکان کارآمد پردازش کنید. از پوشه‌ها، پرچم‌گذاری یا یک سیستم با کد رنگی برای پیگیری آنچه که هست استفاده کنید.
5. برنامه ریزی مناسب
برنامه ریزی چیزی فراتر از ثبت کارهایی است که باید انجام شود (به عنوان مثال، جلسات و قرار ملاقات ها). مطمئن شوید که به موقع کارهایی را که می خواهید انجام دهید، بسازید. برنامه ریزی موثر مستلزم این است که خودتان را بشناسید. گزارش زمان شما باید به شما کمک کند تا زمان هایی را که بیشترین بهره وری و هوشیاری را دارید شناسایی کنید. چالش برانگیزترین وظایف خود را برای زمانی برنامه ریزی کنید که بیشترین انرژی را دارید. ابتدا زمان را برای فعالیت های دارای اولویت بالا مسدود کنید و از آن زمان در برابر وقفه محافظت کنید.
کارهای کوچکی مانند تهیه پیش نویس ایمیل، ایجاد لیست خرید مواد غذایی، مطالعه، تماشای وبینارها یا گوش دادن به پادکست ها برای رفت و آمدهای طولانی یا زمانی که منتظر تماس یا قرار ملاقات هستید را برنامه ریزی کنید. از چیزی که در غیر این صورت زمان از دست می‌رود سرمایه‌گذاری کنید. از فعالیت های غیرمولد مانند بازی کردن یا پیمایش در رسانه های اجتماعی خودداری کنید. زمان برنامه ریزی شده را به حدود سه چهارم روز خود محدود کنید تا امکان انجام فعالیت های خلاقانه مانند برنامه ریزی، رویاپردازی و تفکر فراهم شود.
6. نماینده: از دیگران کمک بگیرید
تفویض اختیار به معنای واگذاری مسئولیت یک کار به شخص دیگری، آزاد کردن زمان برای کارهایی است که به تخصص شما نیاز دارند. کارهایی را که دیگران می توانند انجام دهند شناسایی کنید و فرد یا افراد مناسب را برای انجام آنها انتخاب کنید. فردی را انتخاب کنید که مهارت، تجربه، علاقه و اختیار لازم برای انجام کار را داشته باشد. خاص باشید؛ وظیفه و انتظارات خود را تعریف کنید و در عین حال به فرد اجازه دهید تا آن کار را شخصی کند. بررسی کنید که فرد به طور دوره ای چقدر پیشرفت می کند و هر گونه کمکی ارائه دهید، مراقب باشید مسئولیت را به عهده نگیرید. در نهایت، به فرد برای کاری که به خوبی انجام داده است پاداش دهید یا در صورت نیاز پیشنهاداتی را برای بهبود ارائه دهید. (داد و ساندهایم، 2005). راه دیگر برای دریافت کمک، خرید زمان با به دست آوردن کالاها یا خدماتی است که در زمان صرفه جویی می کند. به عنوان مثال، پرداخت پول به کسی برای چمن زنی یا تمیز کردن خانه شما، یا پیوستن به انجام فعالیت های فوق برنامه فرزندانتان، زمان را برای فعالیت های دیگر آزاد می‌کند. صرفه جویی در زمان از استخدام شخصی برای پروژه های تخصصی اغلب ارزش هزینه را دارد.
7. دست از تعلل بردارید
افراد به دلایل مختلف وظایف خود را به تعویق می اندازند، شاید این کار طاقت فرسا یا ناخوشایند به نظر برسد. برای کمک به توقف اهمال کاری، «ابتدا قورباغه بزرگ را بخورید». نقل قولی که معمولاً به مارک تواین نسبت داده می شود می گوید: «اگر وظیفه شما این است که امروز قورباغه بخورید، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است ابتدا قورباغه بزرگ را بخورید." کارهای ناخوشایندی که انجام دادنشان را به تعویق می اندازیم «قورباغه های بزرگ» هستند. این وظایف را به عنوان اولین اقدام روزانه خود انجام دهید تا آنها را از سر راه بردارید. گزینه دیگر این است که وظایف خود را با تقسیم کردن آنها به بخش های کوچکتر، تکمیل کارهای مقدماتی و در نهایت تکمیل کار بزرگتر انجام دهید. فرقی نمی‌کند روش «اول قورباغه بزرگ» یا «گلوله برفی» را انتخاب کنید، سعی کنید یک سیستم پاداش برای کارهای تکمیل‌شده ایجاد کنید تا با انگیزه بمانید.
8. اتلاف وقت را مدیریت کنید
با اجرای چند نکته ساده زمان صرف شده در این فعالیت ها را کاهش یا حذف کنید.
دستگاه های دستی:
• از ویژگی‌های تبدیل صدا به متن مانند پست‌های صوتی رونویسی شده یا یادداشت‌برداری یا پیش‌نویس ایمیل‌ها و پیام‌های متنی در هنگام حرکت استفاده کنید.
• از صحبت های کوچک خودداری و متمرکز بمانید.
• هر اقدام لازم را بلافاصله پس از تماس انجام دهید.
• محدودیت‌های زمان نمایش را اعمال و به طور منظم سلامت دیجیتال خود را کنترل کنید (به استراتژی 10 مراجعه کنید).
ایمیل:
• زمان خاصی را برای مشاهده و پاسخ دادن به ایمیل ها در نظر بگیرید، اما اجازه ندهید آنقدر جمع شود زیرا مرتب کردن آن سخت می شود.
• اعلان های ایمیل را خاموش کنید.
• در صورت امکان، هر مورد را فقط یک بار مدیریت کنید.
• بلافاصله ایمیل های ناخواسته را حذف یا لغو اشتراک کنید.
• دفترچه های آدرس را به روز و منظم نگه دارید.
• از میانبرهای داخلی برای مرتب کردن ایمیل استفاده کنید.
بازدیدکنندگان غیر منتظره:
• برای ملاقات حضوری برنامه ریزی کنید.
• بازدیدکنندگان را از محدودیت های زمانی خود مطلع کنید و مودبانه پیشنهاد دهید که زمان بندی مجدد را انجام دهند.
• یک محدودیت زمانی قابل قبول برای بازدید تعیین کنید.
• وقتی کسی به در می‌آید، برخیزید و جلسه‌تان را ایستاده بگذارید تا به کوتاهی آن کمک کنید.
جلسات حضوری و مجازی:
• از قبل هدف جلسه را بدانید.
• زودتر برسید.
• جلسه را به موقع شروع و پایان دهید.
• یک دستور کار تهیه کنید و به آن پایبند باشید، در صورت لزوم از یک برنامه زمان بندی شده استفاده کنید.
• جلسات را برنامه ریزی نکنید مگر اینکه ضروری و هدف یا دستور کار خاصی داشته باشد.
• از نرم افزار ضبط استفاده کنید یا یک یادداشت برداری تعیین کنید.
تعهدات خانوادگی:
• برای اشتراک‌گذاری آسان بین اعضای پرمشغله خانواده از تقویم‌های مجازی استفاده و همگام‌سازی کنید.
• هر یک از اعضای خانواده را مسئول مشورت با تقویم اصلی برای درگیری های احتمالی کنید.
• یک منطقه مرکزی یا برنامه مورد توافق برای ارسال ارتباطات مانند یادآوری‌ها، اطلاعیه‌ها و پیام‌ها ایجاد کنید.
9. از انجام چند کار خودداری کنید
مطالعات روانشناسی نشان داده است که انجام چند کار باعث صرفه جویی در زمان نمی شود. در واقع، اغلب برعکس است. هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر، زمان را از دست می دهید و در نتیجه بهره وری از دست می رود (Rubinsteim, Meyer, and Evans, 2001). انجام چند کار معمولی ممکن است منجر به مشکل در تمرکز و حفظ آن شود. تمام تلاش خود را برای تمرکز بر روی یک کار در هر زمان انجام دهید و منطقه خود را از عوامل حواس پرتی دور نگه دارید، از جمله خاموش کردن اعلان ها در دستگاه های خود، و زمان اختصاص داده شده را برای کارهای خاص اختصاص دهید.
10. سالم بمانید
مراقبت و توجهی که به خود می کنید یک سرمایه گذاری مهم در زمان است. برنامه ریزی زمانی، برای استراحت یا انجام هر‌کاری به شما کمک می کند تا از نظر جسمی و ذهنی جوان شوید و به شما امکان می دهد وظایف را سریعتر و آسان تر انجام دهید. مطمئن شوید که زمان صفحه نمایش خود را به عنوان بخشی از رفاه دیجیتال خود کنترل می‌کنید، و برای سالم ماندن مرزهایی را تعیین کنید. یک مطالعه انجام شده توسط گوگل نشان داد که از هر پنج شرکت‌کننده در مطالعه، چهار نفر که برای بهبود رفاه دیجیتال خود قدم‌هایی برداشته‌اند، معتقدند که رفاه کلی آنها نیز تأثیر مثبتی داشته است (Google، 2019). برای بهبود رفاه دیجیتال خود، محدودیت‌های زمانی تعیین کنید یا از نرم‌افزار داخلی روی دستگاه‌های الکترونیکی مانند تلفن‌ها و تبلت‌ها برای کمک به حفظ سلامت دیجیتال خود استفاده کنید. مسدود کننده های نور آبی و حالت خاکستری نیز ممکن است به شما در بهبود رفاه دیجیتال شما کمک کند. هر شب زمانی را برای خاموش کردن تمام دستگاه های دیجیتال تعیین کنید تا به ذهن خود فرصت استراحت بدهید. این همچنین می تواند به بهبود برنامه خواب شما کمک کند.
متأسفانه، مدیریت نامناسب زمان و استفاده بیش از حد از صفحه نمایش می تواند منجر به خستگی، بدخلقی و بیماری های مکرر شود. برای کاهش استرس، برای موفقیت های مدیریت زمان به خود پاداش دهید. قبل از اینکه به فعالیت بعدی بروید، برای تشخیص اینکه یک کار یا چالش اصلی را انجام داده اید، وقت بگذارید.
نتیجه گیری
از هر استراتژی مدیریت زمان که استفاده می کنید، زمان بگذارید تا ارزیابی کنید که چگونه برای شما کار کرده است. آیا تعادل سالمی بین کار و زندگی خانگی دارید؟ آیا در حال انجام وظایفی هستید که در زندگی شما مهم هستند؟ آیا به اندازه کافی برای رفاه شخصی خود وقت می گذارید؟ اگر پاسخ به هر یک از این سوالات "نه" است، استراتژی های مدیریت زمان خود را دوباره ارزیابی کنید و به استراتژی هایی بروید که برای شما بهتر کار می کنند. مدیریت موفق زمان منجر به شادی شخصی بیشتر، موفقیت‌های بیشتر در خانه و محل کار و آینده رضایت‌بخش‌تر می‌شود.
