آنچه خواهیم خواند
تکنیک های مدیریت زمان – 10 استراتژی مدیریت بهتر زمان
صرفه جویی در زمان
اصطلاح مدیریت زمان یک نام اشتباه است. شما نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید. شما رویدادهای زندگی خود را در ارتباط با زمان مدیریت می‌کنید. ممکن است اغلب آرزوی زمان بیشتری داشته باشید، اما فقط 24 ساعت، 1440 دقیقه یا 86400 ثانیه در روز در اختیار دارید. نحوه استفاده از این زمان بستگی به مهارت‌هایی دارد که از طریق خود تحلیلی، برنامه ریزی، ارزیابی و خودکنترلی آموخته‌اید. مانند پول، زمان هم ارزشمند و هم محدود است. باید از آن محافظت کرد، عاقلانه استفاده کرد و بودجه داشت.
آنچه از پیش‌روی شما می‌گذرد در‌مورد " 7 مزیت سیستم تلفن تجاری کسب و کار ها " است، ما در فروشگاه اینترنتی ناوان امیدواریم راهنمای خوبی برای تمام مشتریان باشیم که، قصد دارند از فروشگاه ناوان خرید کنند.
مدیریت زمان
افرادی که از تکنیک های مدیریت زمان خوب استفاده می کنند اغلب متوجه می شوند که:
• بهره‌وری بیشتری دارند.
• کمتر احساس استرس میکنند.
• کارهای بیشتری انجام می‌دهند.
• با دیگران ارتباط مثبت بیشتری برقرار میکنند.
• انرژی بیشتری برای کارهایی که باید انجام دهند، دارند.
• نسبت به خود احساس بهتری خواهند داشت.
یافتن یک استراتژی مدیریت زمان که برای شما بهترین کار را داشته باشد به شخصیت، توانایی خودانگیختگی و سطح خود انضباطی شما بستگی دارد. با ترکیب برخی یا تمام ده استراتژی زیر، می‌توانید زمان خود را به‌طور موثرتری مدیریت کنید.
1. بدانید زمان خود را چگونه می گذرانید
ثبت زمان یک راه مفید برای تعیین نحوه استفاده از زمان است. کارهایی را که انجام می‌دهید در فواصل 15 دقیقه‌ای به مدت یک یا دو هفته ضبط کنید. ارزیابی نتایج:
آیا تمام کارهایی که باید انجام می‌دادید انجام شد؟
کدام کارها به زمان بیشتری نیاز دارند؟
چه زمانی از روز بیشترین بازدهی را دارید؟
بیشتر وقت خود را به کجا اختصاص می‌دهید (یعنی شغل، خانواده، شخصی، تفریح)؟
شناسایی وقت گیرترین وظایف خود و تعیین اینکه آیا وقت خود را در مهم‌ترین فعالیت‌ها صرف می‌کنید یا خیر، می‌تواند به شما در تعیین مسیر کمک کند. داشتن درک خوب از زمان مورد نیاز برای کارهای معمول می‌تواند به شما کمک کند تا در برنامه ریزی و تخمین میزان زمان در دسترس برای سایر فعالیت‌ها واقع بین باشید. همان‌طور که در استراتژی 3 ذکر می‌شود، بسیاری از برنامه‌ها برای کمک به پیگیری زمان خود وجود دارند.
2. اولویت ها را تعیین کنید
مدیریت موثر زمان نیاز به تمایز بین آنچه مهم و فوریست دارد(مکنزی، 1990). کارشناسان معتقدند که مهم‌ترین وظایف معمولاً فوری‌ترین وظایف نیستند. با این‌حال، ما تمایل داریم که اجازه دهیم کارهای فوری بر زندگی ما مسلط شوند. کاوی، مریل و مریل (1994) فعالیت‌ها را در ماتریس مدیریت زمان خود به چهار ربع دسته‌بندی میکنند: فوری، نه فوری، مهم و غیر مهم. در‌حالی که فعالیت‌هایی که هم فوری و هم مهم هستند باید انجام شوند، کاوی و هم‌کاران. پیشنهاد می‌کند زمان کمتری را صرف فعالیت‌هایی کنید که مهم نیستند (صرف نظر از فوریت آن‌ها) برای به دست آوردن زمان برای فعالیت‌هایی که فوری نیستند اما مهم هستند. تمرکز روی این فعالیت‌های مهم به شما امکان می‌دهد کنترل بیشتری بر زمان خود به‌دست آورید و ممکن است تعداد کارهای مهمی را که فوری می‌شوند کاهش دهید.
ایجاد یک لیست "کارها" راهی آسان برای اولویت بندی است. اینکه آیا به یک لیست روزانه، هفتگی یا ماهانه نیاز دارید بستگی به سبک زندگی شما دارد. مراقب باشید که فهرست سازی از کنترل خارج نشود. وظایف قابل مدیریت را به جای اهداف فهرست کنید. برنامه‌های چند مرحله‌ای را به ترتیب اولویت بندی کنید (هم مهم و هم فوری). اولویت بندی یا استفاده از یک سیستم کدگذاری رنگی، هدف این نیست که بیشتر موارد را علامت گذاری کنید، بلکه اولویت بندی کنید (مکنزی، 1990). می‌توانید به فعالیت‌هایی که ممکن است جالب باشند یا حس موفقیت را ایجاد کنند، اما با اولویت‌های اصلی شما مطابقت ندارند، «نه» بگویید.
3. از ابزار برنامه ریزی استفاده کنید
کارشناسان مدیریت زمان استفاده از ابزار برنامه‌ریزی شخصی را برای بهبود بهره‌وری خود توصیه میکنند. ابزارهای برنامه ریزی شخصی شامل برنامه ریزها، تقویم‌ها، برنامه‌های تلفن، نمودارهای دیواری، کارت‌های فهرست، خاطرات جیبی و دفترچه یادداشت می‌باشد. نوشتن وظایف، برنامه‌ها و مواردی که باید به خاطر بسپارید، می‌تواند ذهن شما را آزاد کند تا روی اولویت‌هایتان تمرکز کند. فراگیران شنیداری ممکن است ترجیح دهند به‌جای آن افکار خود را دیکته کنند. نکته کلیدی این است که یک ابزار برنامه‌ریزی را پیدا کنید که برای شما مناسب باشد و از آن ابزار به‌طور مداوم استفاده کنید.
هنگام استفاده از ابزار برنامه ریزی:
• همیشه اطلاعات خود را روی خود ابزار ثبت کنید، نوشتن یادداشت‌ها به‌جای دیگری که باید بعداً منتقل شوند، کارایی ندارد و زمان بیشتری را تلف می‌کند.
• ابزار برنامه ریزی خود را هر روز مرور کنید.
• فهرستی از اولویت‌های خود را در ابزار برنامه ریزی خود نگه دارید و اغلب به‌آن مراجعه کنید.
• ابزارهای برنامه ریزی را هماهنگ نگه دارید، اگر بیش از یک مورد را نگه می‌دارید، مطمئن شوید که تلفن، رایانه و ابزارهای برنامه ریزی کاغذی شما مطابقت دارند.
• یک سیستم پشتیبان نگه دارید.
برنامه‌های موجود در گوشی شما می‌توانند ابزارهای برنامه ریزی عالی باشند. برنامه‌ها معمولا در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌گیرند:
• ردیاب‌های زمان - از نحوه گذراندن وقت خود آگاهی کسب کنید.
• صرفه جویی در زمان - افزایش بهره وری و شکستن عادت‌های اتلاف وقت.
• مدیران وظیفه - اولویت بندی و سازماندهی وظایف برای بهبود مدیریت زمان.
• توسعه دهندگان عادت - ایجاد عادت‌های سالم برای تشویق مدیریت زمان.
4. سازماندهی کنید
بی سازمانی منجر به مدیریت ضعیف زمان می‌شود. تحقیقات نشان داده است که بهم ریختگی تأثیر منفی قوی بر رفاه درک شده دارد (Roster, 2016). برای بهبود مدیریت زمان خود، سازماندهی کنید.
سه جعبه (یا گوشه‌های یک اتاق) با برچسب‌های "Keep"،"Give Away" و "Toss" تنظیم کنید. موارد را در این جعبه‌ها مرتب کنید. موارد موجود در جعبه «پرتاب» خود را دور بیندازید. جعبه «بخشش» شما ممکن است شامل مواردی باشد که می‌خواهید بفروشید، اهدا کنید یا دور بریزید.
گام بعدی بهبود زمانی است که برای پردازش اطلاعات صرف می‌کنید. به‌عنوان مثال، کارهایی مانند ایمیل می‌توانند روز شما را خراب کنند. برای مبارزه با اتلاف وقت، یک سیستم سازماندهی ایمیل را پیاده‌سازی کنید که به شما امکان می‌دهد اطلاعات موجود در هر ایمیل را تا حد امکان کارآمد پردازش کنید. از پوشه‌ها، پرچم‌گذاری یا یک سیستم با کد رنگی برای پیگیری آنچه که هست استفاده کنید.
5. برنامه ریزی مناسب
برنامه ریزی چیزی فراتر از ثبت کارهایی است که باید انجام شود (به‌عنوان مثال، جلسات و قرار ملاقات‌ها). مطمئن شوید که به موقع کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید، بسازید. برنامه ریزی موثر مستلزم این است که خودتان را بشناسید. گزارش زمان شما باید به شما کمک کند تا زمان‌هایی را که بیشترین بهره‌وری و هوشیاری را دارید شناسایی کنید. چالش برانگیزترین وظایف خود را برای زمانی برنامه ریزی کنید که بیشترین انرژی را دارید. ابتدا زمان را برای فعالیت‌های دارای اولویت بالا مسدود کنید و از آن زمان در برابر وقفه محافظت کنید.
کارهای کوچکی مانند تهیه پیش نویس ایمیل، ایجاد لیست خرید مواد غذایی، مطالعه، تماشای وبینارها یا گوش دادن به پادکست‌ها برای رفت و آمدهای طولانی یا زمانی که منتظر تماس یا قرار ملاقات هستید را برنامه ریزی کنید. از چیزی که در غیر این‌صورت زمان از دست می‌رود سرمایه‌گذاری کنید. از فعالیت‌های غیرمولد مانند بازی کردن یا پیمایش در رسانه های اجتماعی خودداری کنید. زمان برنامه ریزی شده را به حدود سه چهارم روز خود محدود کنید تا امکان انجام فعالیت های خلاقانه مانند برنامه ریزی، رویاپردازی و تفکر فراهم شود.
6. نماینده: از دیگران کمک بگیرید
تفویض اختیار به معنای واگذاری مسئولیت یک کار به شخص دیگری، آزاد کردن زمان برای کارهایی است که به تخصص شما نیاز دارند. کارهایی را که دیگران می‌توانند انجام دهند شناسایی کنید و فرد یا افراد مناسب را برای انجام آن‌ها انتخاب کنید. فردی را انتخاب کنید که مهارت، تجربه، علاقه و اختیار لازم برای انجام کار را داشته باشد. خاص باشید؛ وظیفه و انتظارات خود را تعریف کنید و در عین حال به فرد اجازه دهید تا آن کار را شخصی کند. بررسی کنید که فرد به‌طور دوره‌ای چقدر پیشرفت می‌کند و هر‌گونه کمکی ارائه دهید، مراقب باشید مسئولیت را به عهده نگیرید. در نهایت، به فرد برای کاری که به خوبی انجام داده است پاداش دهید یا در صورت نیاز پیشنهاداتی را برای بهبود ارائه دهید. (داد و ساندهایم، 2005). راه دیگر برای دریافت کمک، خرید زمان با به‌دست آوردن کالاها یا خدماتی است که در زمان صرفه جویی می‌کند. به‌عنوان مثال، پرداخت پول به کسی برای چمن زنی یا تمیز کردن خانه شما، یا پیوستن به انجام فعالیت‌های فوق برنامه فرزندانتان، زمان را برای فعالیت‌های دیگر آزاد می‌کند. صرفه جویی در زمان از استخدام شخصی برای پروژه‌های تخصصی اغلب ارزش هزینه را دارد.
7. دست از تعلل بردارید
افراد به‌دلایل مختلف وظایف خود را به تعویق می‌اندازند، شاید این کار طاقت فرسا یا ناخوشایند به نظر برسد. برای کمک به‌توقف اهمال کاری، «ابتدا قورباغه بزرگ را بخورید». نقل قولی که معمولاً به مارک تواین نسبت داده می‌شود می‌گوید: «اگر وظیفه شما این است که امروز قورباغه بخورید، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است ابتدا قورباغه بزرگ را بخورید." کارهای ناخوشایندی که انجام دادنشان را به تعویق می‌اندازیم «قورباغه‌‌های بزرگ» هستند. این وظایف را به‌عنوان اولین اقدام روزانه خود انجام دهید تا آن‌ها را از سر‌راه بردارید. گزینه دیگر این است که وظایف خود را با تقسیم کردن آن‌ها به بخش‌های کوچک‌تر، تکمیل کارهای مقدماتی و در‌نهایت تکمیل کار بزرگ‌تر انجام دهید. فرقی نمی‌کند روش «اول قورباغه بزرگ» یا «گلوله برفی» را انتخاب کنید، سعی کنید یک سیستم پاداش برای کارهای تکمیل‌شده ایجاد کنید تا با انگیزه بمانید.
8. اتلاف وقت را مدیریت کنید
با اجرای چند نکته ساده زمان صرف شده در این فعالیت‌ها را کاهش یا حذف کنید.
دستگاه های دستی:
• از ویژگی‌های تبدیل صدا به متن مانند پست‌های صوتی رونویسی شده یا یادداشت‌برداری یا پیش‌نویس ایمیل‌ها و پیام‌های متنی در هنگام حرکت استفاده کنید.
• از صحبت‌های کوچک خودداری و متمرکز بمانید.
• هر اقدام لازم را بلافاصله پس از تماس انجام دهید.
• محدودیت‌های زمان نمایش را اعمال و به‌طور منظم سلامت دیجیتال خود را کنترل کنید (به استراتژی 10 مراجعه کنید).
ایمیل:
• زمان خاصی را برای مشاهده و پاسخ دادن به ایمیل‌ها در‌نظر بگیرید، اما اجازه ندهید آن‌قدر جمع شود زیرا مرتب کردن آن سخت می‌شود.
• اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید.
• در صورت امکان، هر‌مورد را فقط یک‌بار مدیریت کنید.
• بلافاصله ایمیل‌های ناخواسته را حذف یا لغو اشتراک کنید.
• دفترچه‌های آدرس را به‌روز و منظم نگه دارید.
• از میانبرهای داخلی برای مرتب کردن ایمیل استفاده کنید.
بازدیدکنندگان غیر منتظره:
• برای ملاقات حضوری برنامه ریزی کنید.
• بازدیدکنندگان را از محدودیت‌های زمانی خود مطلع کنید و مودبانه پیشنهاد دهید که زمان بندی مجدد را انجام دهند.
• یک محدودیت زمانی قابل قبول برای بازدید تعیین کنید.
• وقتی کسی به در می‌آید، برخیزید و جلسه‌تان را ایستاده بگذارید تا به کوتاهی آن کمک کنید.
جلسات حضوری و مجازی:
• از قبل هدف جلسه را بدانید.
• زودتر برسید.
• جلسه را به‌موقع شروع و پایان دهید.
• یک دستور کار تهیه کنید و به‌آن پایبند باشید، در صورت لزوم از یک برنامه زمان بندی شده استفاده کنید.
• جلسات را برنامه ریزی نکنید مگر اینکه ضروری و هدف یا دستور کار خاصی داشته باشد.
• از نرم افزار ضبط استفاده کنید یا یک یادداشت برداری تعیین کنید.
تعهدات خانوادگی:
• برای اشتراک‌گذاری آسان بین اعضای پرمشغله خانواده از تقویم‌های مجازی استفاده و همگام‌سازی کنید.
• هر یک از اعضای خانواده را مسئول مشورت با تقویم اصلی برای درگیری‌های احتمالی کنید.
• یک منطقه مرکزی یا برنامه مورد توافق برای ارسال ارتباطات مانند یادآوری‌ها، اطلاعیه‌ها و پیام‌ها ایجاد کنید.
9. از انجام چند کار خودداری کنید
مطالعات روانشناسی نشان داده است که انجام چند کار باعث صرفه جویی در زمان نمی‌شود. در‌واقع، اغلب برعکس است. هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر، زمان را از دست می‌دهید و در نتیجه بهره‌وری از دست می‌رود (Rubinsteim, Meyer, and Evans, 2001). انجام چند کار معمولی ممکن است منجر به مشکل در تمرکز و حفظ آن شود. تمام تلاش خود را برای تمرکز بر‌روی یک کار در هر زمان انجام دهید و منطقه خود را از عوامل حواس پرتی دور نگه دارید، از جمله خاموش کردن اعلان‌ها در دستگاه‌های خود، و زمان اختصاص داده شده را برای کارهای خاص اختصاص دهید.
10. سالم بمانید
مراقبت و توجهی که به خود می‌کنید یک سرمایه گذاری مهم در زمان است. برنامه ریزی زمانی، برای استراحت یا انجام هر‌کاری به شما کمک می‌کند تا از نظر جسمی و ذهنی جوان شوید و به شما امکان می‌دهد وظایف را سریع‌تر و آسان‌تر انجام دهید. مطمئن شوید که زمان صفحه نمایش خود را به‌عنوان بخشی از رفاه دیجیتال خود کنترل می‌کنید، و برای سالم ماندن مرزهایی را تعیین کنید. یک مطالعه انجام شده توسط گوگل نشان داد که از هر پنج شرکت‌کننده در مطالعه، چهار نفر که برای بهبود رفاه دیجیتال خود قدم‌هایی برداشته‌اند، معتقدند که رفاه کلی آن‌ها نیز تأثیر مثبتی داشته است (Google، 2019). برای بهبود رفاه دیجیتال خود، محدودیت‌های زمانی تعیین کنید یا از نرم‌افزار داخلی روی دستگاه‌های الکترونیکی مانند تلفن‌ها و تبلت‌ها برای کمک به حفظ سلامت دیجیتال خود استفاده کنید. مسدود کننده‌های نور آبی و حالت خاکستری نیز ممکن است به شما در بهبود رفاه دیجیتال شما کمک کند. هر شب زمانی را برای خاموش کردن تمام دستگاه‌های دیجیتال تعیین کنید تا به ذهن خود فرصت استراحت بدهید. این هم‌چنین می‌تواند به بهبود برنامه خواب شما کمک کند.
متأسفانه، مدیریت نامناسب زمان و استفاده بیش از حد از صفحه نمایش می‌تواند منجر به خستگی، بدخلقی و بیماری‌های مکرر شود. برای کاهش استرس، برای موفقیت‌های مدیریت زمان به خود پاداش دهید. قبل از اینکه به فعالیت بعدی بروید، برای تشخیص اینکه یک کار یا چالش اصلی را انجام داده اید، وقت بگذارید.
نتیجه گیری
از هر استراتژی مدیریت زمان که استفاده می‌کنید، زمان بگذارید تا ارزیابی کنید که چگونه برای شما کار کرده است. آیا تعادل سالمی بین کار و زندگی خانگی دارید؟ آیا در حال انجام وظایفی هستید که در زندگی شما مهم هستند؟ آیا به‌اندازه کافی برای رفاه شخصی خود وقت می‌گذارید؟ اگر پاسخ به هر یک از این پرسش ها "نه" است، استراتژی‌های مدیریت زمان خود را دوباره ارزیابی کنید و به استراتژی‌هایی بروید که برای شما بهتر کار میکنند. مدیریت موفق زمان منجر به شادی شخصی بیشتر، موفقیت‌های بیشتر در خانه و محل کار و آینده رضایت‌بخش‌تر می‌شود.
